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档案书刊电子化方案
查看:1128  发布日期:2015/3/23 9:07:43


产品名称: 档案书刊电子化方案

所属分类: 档案 书籍 报纸数字化加工

产品价格: ¥0 元

详细介绍

 

档案数字化建设

一、档案数字化概述

 
所谓档案原件数字化、信息化就是利用计算机扫描技术将纸质、缩微胶片、底片等载体上的档案信息作数字化处理,生成数字影像文件进行存贮,并将档案检索信息输入计算机,采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前,档案室保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和以点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现以点到面的传播,其覆盖面也还是太小,很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代数字化生存 的形势。

    档案原件数字化以后,对档案的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
    首先,档案原件数字化能有效地保护档案原件。
    1.代替原件使用,把原件妥善地保存起来,便可以有效地延长原件的保存时间。
    2.数字化副本分地保存。对那些需要长期或永久保存的重要档案,可以用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
    3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素,字迹出现了模糊扩散或褪变。这种档案可以经过计算机扫描技术生成数字影像,再利用计算机图像处理技术就可以恢复模糊褪变字迹,其次,档案原件数字化能改善档案的利用方式。档案原件的数字化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式
    1.不再受“孤本”的限制。
    2.异地调阅,数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。
    3.“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
二、档案数字化流程及细节

   1、档案分类整理与消毒
   按照档案情况:年度、类别、长短期等进行分类整理,将部门编制不统一的进行统一分类,以便数字化后方便查找与管理。将整理好的档案进行消毒。

   2、档案交接
    分类整理后的档案按年度、类别提出,提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求,编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面,并按实际页数填写详细的档案交接清单,并由双方主管人员签字。

   3、索引著录
    标引著录为了方便查阅与管理,打印制作档案目录及档案封面,对文字录入的准确性要求较高,但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上,一些文本域要在多个文件中选择,标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。
    文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》,供录入员和校对人员参考。
    注:案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。

   4、档案拆分
    档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号,两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数,档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。

   5、档案的扫描
    原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。

   6、图像处理
    采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

   7、质量检验
    对扫描处理完成后的图像页面进行检验,对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。
    对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比,对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。

   8、图像与索引挂接
    文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交验收小组验收。

   9、案卷整理
    档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理,公司安排专人负责案卷整理与还原。

   10、档案数字化加工流程


三、系统设计方案

    1、系统概述
    针对档案数量庞大,分散存放,查阅困难,难以利用历史档案形成统计信息,档案占用存放空间,保存时间短等急需解决的问题。我们提出影像文档管理数据库系统,利用高速扫描仪这种最新型的录入工具,和管理系统软件管理数据库平台,再结合大型存储设备,组成城建档案馆案卷文档数据库,可以理想地解决上面所提到的几个问题。

    2、功能介绍
   在建立数据处理中心和影像文档管理系统的基础上,达到以下几点功能优点:
    2.1 处理模式:影像文档采用数据集中式存放系统,所有案卷文档都集中存放在影像文档数据库中,极其便于快速、准确查阅各种卷宗。
    2.2 保密性:基于数据库的安全设计,可设定查阅档案的权限,每个用户登陆查阅系统时,都被赋予不同的权限,可以查阅哪些、不可以查阅哪些档案,这是档案管理中非常有实际意义的。
    2.3 查阅功能:影像档案管理系统最大的优点是在查阅档案时定位准确、查阅速度极快。例如:需要查阅一卷宗,只要进入查询模块,填上查询条件,系统就会马上调出此房屋的登记情况。由于采用了数码技术,在拷贝的过程中影像信息不会有丝毫的损失。
    2.4 统计功能:利用已建立的城建档案馆数据库索引字段,可以快速准确的统计各种数据。
    2.5 计划功能:根据统计功能模块的统计资料,利用经验公式,做出季度或年度计划预算提议,起到给计划部门参考的作用

    3、系统特点
   针对档案馆海量数据的扫描建库与信息化工作,本系统尽量采取先进的数字化技术与流程及存储技术。

   3.1 采取流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化,做到分工明确,各个工序相互衔接,环环相扣,工作中互相配合与支持,提高工作效率。
   3.2 采取高速扫描,彩色与黑白相结合
   3.3 运用条码技术管理档案。在档案管理系统中采用条码技术,在档案封面、卷内目录上打上条码,为扫描和今后管理使用。
   3.4 自动化程度高。流程中各项工作尽量减少人工的干预。
   3.5 采取先进存储设备。建立数据服务器,利用磁盘阵列。
三、实施方案

   1.目标:建立档案馆数字化影像处理自动化生产线,建立档案馆影像文档大型数据库。
   2.场地介绍:按流程所示,根据现有场地进行分区布置,整个工作区分为:整理区、新案扫描区、旧案扫描区、质检区、装订区。
   3.流水生产线设计:


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